为实现体育场馆管理服务的制度化、流程化、机制化、规范化、标准化与市场化,促进体育场馆管理服务的健康、有序、科学与高效运行，进一步提升体育场馆管理服务能力水平，切实保障学校全民健身、体育教育教学、运动队训练、群众性体育活动组织开展等，深入推进体育育人工作，致力建设一流体育学科，努力建成一流体育学院，为学校“双一流”建设积极贡献力量。特制定本工作流程及有关规定（试行）。

山东大学体育场馆购置、维修及修缮遵循安全管理责任第一的首要原则，及公开、公平、公正，充分保障学校全民健身、体育教育教学、运动队训练及群众性体育活动的安全需求与开展需要，满足师生医务员工学习要求与生活需求的根本原则；遵守申请、论证、审批、申报、采购、实施、验收分离，重点、重要、重大事项集体研究的首要程序，及统一管理、项目申请、论证审批（集体研究、申报批准）、组织采购、项目实施、总结验收的基本程序；建立分工负责的工作运行机制、“一岗双责”的主体责任机制及主动即时的监督管理机制。

一、工作范畴

（一）本流程与规定的工作范畴包括但不仅限于体育场馆年度购置、维修及修缮工作计划中列示的小规模、局部性项目，体育场馆在日常运行过程中发生的临时性购置、维修及修缮项目，因存在安全隐患或影响正常使用进行的紧急性购置、维修及修缮项目等。

（二）学院每年底应制定下一年度体育场馆购置、维修及修缮工作计划，要积极向学校争取，通过申请各级各类年度修缮工程与设备购置计划项目或临时购置、维修及修缮专项经费，对体育场馆、场所、场地或区域硬件、软件条件进行大规模、整体性改善。上述项目不在本流程与规定的工作范畴。

二、组织领导

（一）成立山东大学体育场馆购置、维修及修缮工作领导小组（以下简称领导小组），由体育学院党委书记、院长担任组长，党委常务副书记、学院分管领导（中心主任）担任成员，负责对体育场馆购置、维修及修缮有关工作进行论证审批。领导小组设秘书1名，由体育场馆管理中心主任助理担任。

（二）经领导小组授权，建立山东大学体育场馆购置、维修及修缮项目建设与验收工作小组（以下简称工作小组，由学院领导班子成员、教师代表、学院办公室管理干部、体育场馆管理中心管理干部等共同组成，约20人），负责体育场馆购置、维修及修缮的院内采购工作及总结验收工作。工作小组设召集人1名，由体育场馆管理中心主任助理担任。

（三）体育场馆管理中心主任助理协助学院分管领导（中心主任）负责体育场馆购置、维修及修缮工作，同时直接负责中心校区综合体育馆器材设备设施购置、维修及修缮的具体实施工作。作为项目第一责任人，校区体育场馆分管副主任对分管校区体育馆场所场地的器材设备设施购置、维修及修缮及时提出意见、建议与方案，并按照体育场馆购置、维修及修缮工作流程及有关规定具体实施购置、维修及修缮工作；中心校区综合体育馆组长对该馆器材设备设施购置、维修及修缮及时提出意见、建议与方案，并按照体育场馆购置、维修及修缮工作流程及有关规定具体执行购置、维修及修缮工作。

三、工作流程及有关规定

（一）项目申请

1.体育场馆全体工作人员应牢记安全管理责任第一的基本原则，强化安全管理责任意识，在管理服务及监督管理工作中针对影响体育场馆安全管理、正常运行及服务效率的各种因素，在有效处置的基础上及时提出器材设备设施购置、维修及修缮意见、建议与方案，所有信息由校区体育场馆组长统一汇总一并报送体育场馆管理中心校区分管副主任或主任助理。

2.体育场馆管理中心校区分管副主任或主任助理根据年度体育场馆购置、维修及修缮工作计划日程安排及校区体育场馆提出的临时性或紧急性购置、维修及修缮意见、建议与方案，在初步论证的基础上撰写购置、维修及修缮项目申请报告、项目实施方案及经费预算报告，填写《山东大学体育场馆购置、维修及修缮项目采购申请单》（以下简称申请单，见附件1），报送领导小组论证审批。

（二）论证审批

1.召开领导小组会议，由校区项目第一责任人汇报项目方案，领导小组对购置、维修及修缮项目进行论证审批，由领导小组秘书负责整理会议纪要。

2.论证审批通过的项目由领导小组成员在申请单上签署论证审批意见、确定采购方式。凡是事先没有经过论证审批的购置、维修及修缮项目一律不予办理财务报账手续、由此造成的一切损失及后果由当事人承担。

3.在时间紧、任务重、情况紧急等情况下（需要学校、有关职能部门批准或组织招标的项目除外），体育场馆管理中心校区分管副主任或主任助理、中心校区综合体育馆组长在请示学院分管领导（中心主任）、报学院党委书记、院长批准的前提下，可以先行做出购置、维修及修缮安排，并在7个工作日内补充履行相关程序。

（三）集体研究、申报批准

1.价值在1万元（含1万元）以上的各类体育场馆购置、维修及修缮设施项目，均须报体育学院党政联席会研究通过。

2.各类体育场馆购置、维修及修缮项目，均须按照要求报送学校或有关职能部门批准。

（四）组织采购

1.价值在20万元（含20万元）以上的各类体育场馆购置、维修及修缮项目，由学校组织招标后方可实施；价值在10万元（含10万元）以上、20万元以下的各类体育场馆购置、维修及修缮项目，由学校有关职能部门组织招标后方可实施。

2.其它各类体育场馆购置、维修及修缮项目由学院组织采购后方可实施。遵循以下程序：

（1）召开院内采购会，会议由工作小组召集人组织、担任会议主持人、负责整理会议纪要，每次从工作小组成员中分类随机抽取3-5人组成项目采购工作小组，通过邀请招标、竞争性磋商（谈判）、询价采购、单一来源采购等方式初步确定供应商，报领导小组批准；

（2）每次从《山东大学政府采购供应商信息库》里随机抽取3家（含3家）以上供应商参与采购。其中：

价值在6万元（含6万元）以上、10万元以下的各类体育场馆购置、维修及修缮设施项目必须采取邀请招标方式进行采购；

价值在1万元（含1万元）以上、6万元以下的各类体育场馆购置、维修及修缮设施项目可采取竞争性磋商（谈判）、邀请招标等方式；

价值在1万元以下的各类体育场馆购置、维修及修缮设施项目可采取询价采购、竞争性磋商（谈判）、邀请招标等方式；

按照学校有关规定，确需采用单一来源采购方式的供应商可不仅限于《山东大学政府采购供应商信息库》，须请示学院分管领导（中心主任）、经过学院党委书记、院长批准，填写《山东大学体育场馆购置、维修及修缮项目单一来源采购申请单》（见附件2）及《山东大学体育场馆购置、维修及修缮项目单一来源采购谈判记录单》（见附件3）；

（3）项目院内采购会结束后，由工作小组召集人填写《山东大学体育场馆购置、维修及修缮采购报告单》（见附件4），如实记录采购工作过程，招标、磋商、谈判、询价等主要观点、依据、结论，采购结果等，采购工作小组全体成员应集体签署意见。

（五）项目实施

1.校区体育场馆分管副主任、中心校区综合体育馆组长作为项目第一责任人，校区场馆组长作为项目安全管理责任人、场馆工作人员作为项目现场管理责任人，要切实做好项目的安全管理、监督管理及质量保障工作。

2.项目实施过程中，发现施工单位及施工人员不履行安全管理责任，违反项目程序、内容及标准，或出现重大安全责任隐患、项目管理风险，应立即暂停，第一时间将有关情况报体育场馆管理中心主任助理、校区分管副主任及学院分管领导（中心主任）进行及时有效处置。

3.项目原则上不应该发生较大的程序与内容变更，如有变更必须请示学院分管领导（中心主任）、经过学院党委书记、院长批准，按照学校有关规定办理变更及签证手续。

（六）总结验收

1.由学校及有关职能部门组织实施的项目，项目完成后根据学校有关规定、程序及要求进行总结验收。

2.其它类项目召开院内总结验收会。遵循以下程序：

（1）会议由工作小组召集人组织、担任会议主持人、负责整理会议纪要，每次从工作小组成员中分类随机抽取3-5人组成项目验收工作小组（除召集人门外，不得与项目采购工作小组成员重复）；

（2）项目验收工作小组按照学校有关工作要求，通过听取汇报、审阅材料、实地查看并进行现场试运行等方式，组织项目总结验收；

（3）项目验收工作结束后，由工作小组召集人填写《山东大学体育场馆购置、维修类项目验收报告单》（见附件5）或《山东大学体育场馆修缮类项目验收报告单》（见附件6），如实记录验收工作过程，主要观点、指标、试运行情况、结论，验收结果等，验收工作小组全体成员应集体签署意见。

3.验收结论为不完整、不完善、不达标或不合格等的项目应限期整改，整改仍不合格的应采取相应扣减项目费用、要求对方赔偿相应损失、将涉事单位列入采购工作黑名单等惩戒措施。

4.项目完成总结验收及财务报账后，由项目负责人将有关材料统一归档、一并报送体育场馆管理中心档案管理岗位工作人员存档。

（七）追责问责

包括但不仅限于以下事项，造成的一切问题、损失及后果由当事人承担，造成负面影响的要进行追责问责,情节严重的交由学院、学校处置。

1.出现安全隐患、安全问题未及时上报，应该采取购置、维修及修缮举措的没有及时提出，造成安全管理责任事故的。

2.事先没有经过申请的购置、维修及修缮项目。

3.事先没有请示学院分管领导（中心主任）、经学院党委书记、院长批准的“紧急”购置、维修及修缮项目。

4.事先应该经过但未经体育学院党政联席会研究通过或未按照要求报送学校或有关职能部门批准的项目。

5.事先没有经过采购或采购工作程序不到位、不完善、不符合要求的购置、维修及修缮项目。

6.事先没有请示学院分管领导（中心主任）、经学院党委书记、院长批准或没有按照学校规定办理变更及签证手续的变更事项或内容。

7.没有经过总结验收或总结验收工作程序不到位、不完善、不符合要求的。

8.其它违反本工作流程及有关规定的行为。

四、本工作流程及有关规定自公布之日起试行。