为进一步提升山东大学体育场馆的管理服务能力水平，充分保障学校全民健身、体育教育教学、运动队训练、群众性体育活动组织开展需要，优先满足师生医务员工学习要求与生活需求，深入推进学校体育育人工作，大力提升师生医务员工体质健康水平，推动师生医务员工体育思想、精神、文化与品格的锤炼与形成，为学校“双一流”建设积极贡献力量。特制定本工作流程及有关规定（试行）。

一、咨询预约

（一）信息查询

广大师生医务员工可在山东大学网站、体育场馆公告栏、门户网站、微信公众号、校内外媒体媒介等查询体育场馆开放使用项目及申请使用信息。

（二）项目咨询

师生医务员工组织集体活动可于工作日办公时间通过电话咨询或现场咨询体育场馆管理中心校区分管副主任、主任助理或校区场馆组长、中心校区综合体育馆组长，了解意向使用体育场馆场所场地区域空闲使用信息。体育场馆管理中心联系方式表见附件一。

（三）项目预约

1.通过电话咨询或现场咨询，师生医务员工可初步确定10日以内（含）的体育场馆场所场地区域申请使用事宜，进行预约登记;

2.预约登记须经体育场馆管理中心校区分管副主任、主任助理与申请单位所在单位（主管机构）分管领导联络确认后方为有效；

3.以预约时间为准，预约信息保留3个工作日（节假日顺延），请于3个工作日之内到有关体育场馆办理审核审批手续，超过时限的预约信息自动作废;

4.师生医务员工个人参加体育场馆开放使用项目暂不可提前预约。

二、项目申请

（一）提出申请

填写《山东大学体育场馆使用申请暨通知单（师生医务员工活动专用）》（以下简称申请暨通知单，样表见附件二）。申请暨通知单可从山东大学体育学院网站“文件资料”栏目下载，也可到各校区体育场馆现场领取。

（二）准备材料

属于大型活动的申请项目须撰写活动组织实施方案（含安全工作预案），签署安全管理责任承诺书（《安全管理责任承诺书》（模版见附件三）可从山东大学体育学院网站“文件资料”栏目下载）。

（三）单位初审

向所在单位（主管机构）提出申请、报送有关材料提交有关材料（包括但不仅限于申请暨通知[必须提交]、活动组织实施方案（含安全工作预案）、安全管理责任承诺书、宣传工作方案[必须提交]等），请所在单位（主管机构）学生工作或工会工作分管领导签署审核意见，并明确1名项目安全管理第一责任人（必须为学校事业编制教职员工），并加盖单位公章。校级学生组织申请由校团委审核，校级学生社团申请由指导单位审核，校级教工组织及社团申请由校工会审核。

三、联系接洽

（一）有关工作协调安排

属于学校工作部署安排、学校有关职能部门及直属、附属机构工作协调安排、校内教学科研单位有关工作协调安排的须由使用单位主要负责人与体育学院党委书记、院长进行接洽，由体育场馆管理中心分管领导（中心主任）具体接洽。

（二）校级体育活动组织

属于学校层面全民健身、体育教育教学、运动队训练、群众性体育活动组织开展等有关工作协调安排的须由有关分管领导与体育场馆管理中心分管领导（中心主任）进行接洽，可以安排体育场馆管理中心校区分管副主任或主任助理具体接洽。

（三）师生医务员工服务

学校二级单位教职医务员工集体活动及校级、院级学生组织（学生社团）、年级、班级有组织的申请使用室内外体育场馆场所场地区域必须办理申请使用手续，现场工作人员无权进行接洽、审批和收费。有关工作协调安排须由体育场馆管理中心校区分管副主任或主任助理进行接洽，可以安排体育场馆管理中心校区场馆组长或中心校区综合体育馆组长具体接洽。

（四）校院大型活动组织

属于“三（一）”所列范围之外的大型活动须由有关单位分管领导与体育场馆管理中心分管领导（中心主任）进行接洽，可以安排体育场馆管理中心主任助理具体接洽。

（五）综合体育馆管理服务

涉及中心校区综合体育馆使用的须由有关单位分管领导与体育场馆管理中心分管领导（中心主任）进行接洽，可以安排体育场馆管理中心主任助理具体接洽进行接洽。

四、审核审批

（一）项目审核

师生医务员工须在活动正式举办日至少一周之前将所在单位（主管机构）初审通过的申请暨通知单及有关材料报送有关体育场馆校区办公室，由体育场馆管理中心校区场馆组长或中心校区综合体育馆组长进行审核并签署审核意见。

（二）项目审批

1.由体育场馆管理中心校区分管副主任或主任助理请示体育场馆管理中心分管领导（中心主任）同意后，遵循“教师办事不出学院、学生办事不出校区”的工作原则及“一站式办理、一次性办成”的工作理念及有关规定进行审批，可以安排体育场馆管理中心校区场馆组长或中心校区综合体育馆组长进行具体审批，并代表学院在申请暨通知单上签署审批意见。确保符合基本条件、遵循工作流程、达到工作要求、提前预约且预约有效的项目审批通过；

2.大型活动类项目须召开山东大学体育场馆申请使用审批委员会进行初审，经过学校批准及有关职能部门同意，必须具有由公安局批准的活动安保方案、取得由消防部门核发的活动消防验收报告，并通过学校OA系统进行项目终审。

（三）办理使用手续

1.现场办理有关使用手续，包括但不限于收取项目使用费、安全责任管理及教学质量管理保证金、体育场馆场所场地、设备设施器材使用押金、签署使用通知信息、复印申请暨通知单（原件由校区场馆汇总后交体育场馆管理中心存档）等，不得收取使用单位的其它任何费用；

2.学校有关职能部门及直属、附属单位、校内教学科研单位使用需要收费的通过校内转账收取；学校二级单位教职医务员工及校级、院级学生组织（学生社团）、年级、班级使用需要收费的通过校内转账、山东大学体育场馆支付宝账号、微信账号、云闪付或校园卡刷卡收取；

3.一律不接受现金交费。

（四）紧急情况处置

校内学生临时性活动安排，在时间紧、任务重等情况下，只要场馆场所场地区域有空闲，基于不耽误学生活动的原则，体育场馆管理中心校区场馆组长、主任助理或中心校区综合体育馆组长、校区分管副主任可以先行做出场馆使用安排（包括但不仅限于大型活动、存在意识形态问题的活动及与大学校园文化明显不符合的活动等除外），事后分别由体育场馆管理中心校区分管副主任或主任助理在3个工作日内补充履行以上程序。

五、项目实施

（一）具体使用接洽

1.使用单位持申请暨通知单复印件到各体育场馆联系具体使用事宜。；

2.需要在室内外场馆场所场地区域设置宣传展示物品或在线发布活动媒体媒介宣传材料（包括但不仅限于展板、展架、横幅、易拉宝，电子横幅、宣传视频、网页、微信群、朋友圈、搜索推广、微信公众号等）的须按照宣传工作方案进行现场审核确认。

（二）自我监督管理

本着谁使用、谁负责的原则，使用单位要严格按照申请暨通知单、活动组织实施方案及安全管理责任承诺书的约定与要求使用场馆，切实履行安全管理责任，凡不履行安全管理责任，严重违反有关约定与要求，或出现重大安全责任隐患、管理风险的使用项目，应立即暂停。

（三）学校监督管理

体育场馆管理中心将进行定期与不定期巡查，发现使用单位不履行安全管理责任，严重违反有关约定与要求，或出现重大安全责任隐患、管理风险，应立即暂停，第一时间将有关情况报体育场馆管理中心校区分管副主任、主任助理及分管领导（中心主任）进行及时有效处置。

六、项目总结

（一）办理退还手续

项目完成后，对照安全管理责任承诺书的约定与要求的执行情况，退还或部分退还保证金、押金等。

（二）进行服务评价

建立服务评价机制，由服务对象现场填写《山东大学体育场馆服务满意度调查表》，样表见附件四，投入校区体育场馆管理服务意见建议箱。

（三）提出投诉建议

设立统一投诉建议电话：0531—88366161，设立专门投诉建议邮箱：tycg@sdu.edu.cn，在每个校区设置意见建议箱1个，广大师生医务员工可以通过以上三种渠道及时反映关于体育场馆管理服务的意见、问题、诉求与建议。

七、建立服务师生医务员工的长效交流沟通机制

（一）进行要求需求征集

每学期初，定期向学校有关职能部门及直属、附属单位、校内教学科研单位、校级学生组织（学生社团）、年级、班级等主动征集体育场馆当学期使用要求及需求。

（二）开展工作调研调查

不定期的开展走访调研、问卷调查，组织召开座谈会，听取校区、学校有关职能部门及直属、附属单位、校内教学科研单位、校级学生组织（学生社团）、年级、班级广大师生医务员工关于体育场馆申请使用及管理服务工作的需求、诉求、意见与建议。

（三）形成使用计划草案

在定期征集要求需求、不定期工作调研调查的基础上，紧密结合学校年度重点工作保障要求，充分考虑二级单位年度重要工作使用需求，基于学校全民健身、体育教育教学、运动队训练、群众性体育活动组织开展需要，拟定师生医务员工学期使用体育场馆计划草案，作为体育场馆服务师生医务员工申请使用的重要参考，统筹规划使用安排、组织协调使用单位、合理安排使用时间，做到资源不闲置、时间不冲突、秩序不混乱。

八、本工作流程与有关规定自公布之日起试行。